| ¿Qué es
un Archivo Digital?
Una de las principales barreras para el
cambio es la costumbre, porque entre otras cosas es el camino
más seguro de realizar cualquier actividad humana, aunque
no siempre sea la mejor manera.
Una de esas costumbres es la acumulación
de información en papel, que si bien es el sistema más probado
para resguardar nuestra memoria colectiva, ya ha dejado de
ser el medio más económico y seguro de hacerlo.
Las soluciones de digitalización de archivo
o imágen de documento como también se le conoce permiten
visualizar las imágenes de todo tipo de documentos, como
facturas, contratos y expedientes en un servidor de documentos
para posteriormente integrarlos a los distintos sistemas
de la organización en un solo proceso. Desde ahí se puede
ligar a sistemas de almacenamiento y direccionar el contenido
para garantizar el acceso a los datos en toda la organización.
Haga cuentas
En promedio, a un cajón de archivero le caben 2,000 documentos
tamaño carta bien organizados, con un peso aproximado de
27 kilogramos (entre la base del archivero, el material del
cajón, los papeles y los organizadores). Una empresa mexicana
mediana, de giro comercial, con 30 empleados y ventas aproximadas
de $3 millones de pesos mensuales, que genere unos 40,000
documentos, probablemente utilizará 20 cajones de archiveros
al año. En cinco años, con el mismo volumen de operaciones,
generaría 200,000 documentos, que ocuparían 100 cajones,
pesarían 2,700 kilos y ocuparían un espacio de 7.7 metros
cúbicos, similar al espacio que ocupan casi ocho tinacos
de 1,000 litros de agua. Los documentos, además, deberán
resguardarse en una habitación de al menos unos 4 X 3 metros.
¿Y si solo escaneo mis archivos?
Las ventajas de la digitalización de los documentos no estarán
completas si no van acompañadas de aplicaciones más complejas
que permitan integrar la información a los flujos de trabajo
de las organizaciones, ya que la digitalización por sí sola
no agrega ninguna utilidad para las organizaciones, pues
es necesario poner una aplicación para que los integre a
los procesos diarios y elimine la creación de burocracia
electrónica.
Aprenda más:
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Ventajas de los archivos digitales
- Archivo Digital
-
De acuerdo con un estudio de la consultora estadounidense
Coopers & Lybrand, mediante una solución de administración
de documentos electrónicos las organizaciones:
-
• Triplican su capacidad de procesamiento
• Reducen hasta en 50% el tiempo del personal dedicado al archivo
• Seguridad flexible protege los archivos digitales de accesos y modificaciones
no autorizados.
• Disminuyen hasta en 80% el espacio de almacenamiento
•
Minimizan las fallas por captura de datos
•
Explotan la información en nuevas estrategias de mercado
• Cuentan con acceso inmediato a datos críticos para la toma de decisiones
- Las soluciones de archivo digital
de Solusoft le permiten:
-
• Búscar inteligentemente
y tener acceso inmediato
a la información
• Reducir las tareas de digitalización y captura con
sus
características
de OCR e indexación
• Proteger los archivos digitales de accesos y
modificaciones no autorizados
• Emular las estructuras físicas de archivo tradicional
con folders ajustables e índices definibles
• Preservar
a largo plazo la información
• Administrar repositorios enteros desde una sola estación de trabajo
• Escanear papeles e incluir archivos electrónicos en el momento
¿Qué es una imagen de documento?
Respuestas a esta y otras dudas comunes en el proceso de
digitalización de archivos:
• Ingresando
documentos
• Almacenando
documentos
• Indexando
documentos
• Recuperando
documentos
• Controlando
el acceso
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