| ¿Qué es
Control de Gestión?
No es nuevo ya para nadie el hecho de que
los documentos electrónicos se van imponiendo sobre
el soporte papel.
Los procesos administrativos de la mayoría
de las organizaciones se van adaptando a las nuevas tecnologías
lo cual permite un ahorro económico, un bajo impacto
ecológico y en definitiva una mayor productividad.
Se conoce como Control de Gestión a los procesos que facilitan y optimizan la organización
de la gran cantidad de documentación que se genera
(planos, actas, acuerdos, croquis,...) en cualquier organización.
eFile de Solusoft es
una aplicacion integral para Control de Gestión y
digitalización
de documentos que de forma rápida y precisa archiva,
recupera y distribuye información vital de negocios
ofreciendole la posibilidad de almacenar, administrar y localizar
todo tipo de documentos, en formatos .pdf, .doc, .xls, .html,
.txt, .jpg, etc...
¿Qué es
lo que hace?
Con la solucion de Control de Gestión eFile de Solusoft es
posible:
- Realizar toda la gestión documental de su organización
en la red: creación, consulta y distribución
de documentos desde cualquier ubicación geográfica
y de la forma más segura.
- Indexar y catalogar documentos.
- Hallar y visualizar las páginas de los documentos
que contengan las palabras o textos requeridos en búsquedas.
- Mover y almacenar los documentos en un sistema de directorios
que obedecen al flujo de trabajo propio de la empresa.
- Asignar estados a los documentos siguiendo la secuencia
de pasos a seguir propia de la empresa.
- Añadir automáticamente firma electrónica
a lotes de documentos.
- Asignar perfiles y permisos en el acceso a la manipulación
y/o consulta de los documentos.
- Estampar sellos, logos, marcas de agua y otros elementos
gráficos de forma desatendida en los documentos
que lo requieran.
- Producción y gestión de formularios de
forma masiva, online y centralizada. Recopilando los registros
en una base de datos.
¿Por qué debería
ocuparme del Control de Gestión?
Todos nosotros necesitamos hacer nuestro trabajo, pero el
papel se acumula rápidamente. Nuestras carpetas se
llenan y llenan de información. Las carpetas y los
sistemas de archivo facilitan el encontrar nuestros documentos.
Los Gerentes de Archivo organizan, archivan y recuperan nuestra
información. Pero la cantidad de papel sigue creciendo.
Los archivos de papel son generalmente difíciles
de encontrar. Quizás no están en sus carpetas
apropiadas. O probablemente fueron "pedidas" y
luego perdidas en el escritorio de alguien.
Los estudios demuestran que los profesionales con frecuencia
pierden hasta 500 horas al año sólo buscando
los documentos. Esos días ya pasaron. La Gestión
digital ofrece manejar sus documentos confiablemente.
Aprenda más:
|
|
Beneficios Prácticos de las soluciones
de Solusoft
- Control de Gestión
- Búsquedas de documentos que consumen tiempo, fallas
de seguridad en el resguardo de archivos, gastos de almacenamiento
o faltas a las regulaciones propias de su organización.
Estos son algunos de los problemas que le ayudamos a
resolver con un Control de Gestión digitalizado y automatizado.
Detalle de Beneficios
• Preservación y accesibilidad de la información
a largo plazo
•
Protección contra accesos no autorizados y alteraciones
•
Rapida aceptación por parte del staff
•
Búsqueda rápida e inteligente de archivos
•
Acceso a los documentos desde cualquier parte de la
red
•
Escalable y de arquitectura adaptable a su plataforma
•
Fácil integración con aplicaciones existentes
•
Servicios completos de implementación y soporte
- Archivo Digital
- La plataforma de administración y digitalización de
eFile ofrece una captura de información de alto volumen.
eFile
disminuye los errores en el archivado y los gastos
de fotocopiado y distribución -razones que impiden
el acceso a la información-.
-
• Búsquedas inteligentes proveen de acceso inmediato a la información.
• Reduce las tareas de digitalización y captura con sus características
de OCR e indexación
• Seguridad flexible protege los archivos digitales de accesos y modificaciones
no autorizados
• Emulación de estructuras físicas de archivo tradicional con folders ajustables
e índices definibles.
• Los archivos digitales tienen la ventaja de que proveen de preservación
a largo plazo de la información
• Administre repositorios enteros desde una sola estación de trabajo
• Escanee papeles e incluya archivos electrónicos en el momento
- Work Flow
- Los empleados de su organización buscan información,
la utilizan mueven y archivan cada día. Este proceso
que incluye la búsqueda manual, faxeo, fotocopiado
y distribución a mano es extremadamente caro tanto
en tiempo como de recursos económicos. Las ineficiencias
propias del proceso distraen a sus colaboradores de los
objetivos
de la organización.
Una solución exitosa de Work Flow automatiza
este oceano de papel enrutando eficazmente la información
correcta al personal apropiado en el momento justo
con la flexibilidad de manejar las excepciones a la
regla. Le ahorra dinero y tiempo al reducir los costos
de fotocopiado y distribución.
La Arquitectura de eFile
Conozca la arquitectura de eFile, la herramienta de Control
de Gestión Documental de Solusoft.
|
