| Los problemas con el
tráfico de papel
Los empleados de su organización
buscan información, la utilizan mueven y archivan
cada día. Este proceso que incluye la búsqueda
manual, faxeo, fotocopiado y distribución a mano es
extremadamente caro tanto en tiempo como de recursos económicos.
Las ineficiencias propias del proceso distraen a sus colaboradores
de los objetivos de la organización.
Una solución exitosa de Work Flow automatiza este
oceano de papel enrutando eficazmente la información
correcta al personal apropiado en el momento justo con la
flexibilidad de manejar las excepciones a la regla. Le ahorra
dinero y tiempo al reducir los costos de fotocopiado y distribución.
La suite de Laserfiche® WorkFlow™
Entendemos que el escritorio de trabajo
de un colaborador experimentado es un concentrador y distribuidor
de información valiosa desde donde los profesionales
de su organización obtienen, usan y diseminan esta
información.
La suite de LaserFiche® Workflow™ está
diseñada con este concepto en mente.
La intuitiva interface gráfica permite a
los administradores crear un modelo visual de los procesos
en su oficina. este modelo le facilita descrubir las redundancias
y los esquemas de ruteo de documentos que desperdician tiempo.
Así, su administrador del sistema puede diseñar rutas basadas
en reglas de negocio que agilizan los procesos removiendo
las restricciones innecesarias en la manera en que su equipo
de trabajo funciona, de esta manera elimina los cuellos de
botella en sus organización.
Permita que la información lo encuentre
a usted. Los servicios de ruteo de la suite LaserFiche® Workflow™ copian
y mueven documentos a través de su red de cómputo para que
usted no tenga que hacerlo.
Basado en reglas definidas por el administrador
mientras a la vez que permite la toma de decisiones ad
hoc, la suite de work Flow pone los
documentos en las manos de la spersonas que deben tomar las
decisiones en el momento en que los necesitan. Su equipo
de trabajo pasará menos tiempo buscando la información y
más tiempo aprovechandola. Aprenda
más:
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Beneficios Prácticos de un Work
Flow
- Work Flow
La suite de LaserFiche® Workflow™ incrementa
la productividad automatizando los procesos que se
centran en los documentos con una interface gráfica
intuitiva.
- • Implementar la creación de rutas eficientes
de documentación para eliminar retrasos debidos
a documentación
• Automáticamente recuerda a su equipo de trabajo las tareas pendientes,
notificando a su supervisor las acciones tomadas.
• Estimula el ahorro de tiempo y dinero mediante la reducción de fotocopiado
y de la entrega manual de los documentos
• Mejorar el monitoreo de las actividades y cargas de trabajo mediante la opción
Advanced Audit Trail™
• Efectividad basada en reglas pero a la vez, suficientemente flexible para permitir
la toma de decisión del personal involucrado
Como funciona la suite de Work Flow
Su administrador del sistema utiliza el
Administrador de Distribución de Trabajo para modelar
los procesos y establecer rutas para guiar los
documentos en su oficina.
Esta primera configuración, mientras mueve
los documentos a las personas adecuadas, no imposibilita
el workflow improvisado. Por ejemplo, si un usuario autorizado
necesita buscar un documento y arrastrarlo al folder de alguien
más la suite de Workflow acomodará esa necesidad práctica
en el modelo.
Posteriormente, el Agente de Distribución
de Trabajo seguirá esas reglas para mover automáticamente
documentos a la carpeta de otras personas o para copiar documentos
que deben ser visualizados en distintas locaciones. Cuando
el Agente detecta un evento especificado por el Administrador
de Distribución - por ejemplo cuando un supervisor aprueba
un documento - el Agente realiza la siguiente tarea especificada.
El servicio de notificación automáticamente
envía un e-mail a las personas apropiadas cuando los
eventos designados se llevan a cabo. Por ejemplo, un supervisor
es
notificado cuando un operador abre un documento en particular
mientras que un reloj interno le hará saber al supervisor
si el documento no ha sido abierto después de un lapso
de tiempo definido.
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